2018年12月12日 / ビジネス

本当に使えるポイントだけ!Office小ネタ集(第1回)

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text : 3sss
本当に使えるポイントだけ!Office小ネタ集(第1回)

第1回:Office製品を使い分けよう!

こんにちは。
システムシェアードの尚和です。

日々の業務でWordやExcel、PowerPointを使う機会が少なからずありますよね。
使う機会も多いし、詳しくなくてもある程度使えますので、改めてOfficeツールについて学ぼう!という方は、もしかしたら少ないかもしれません。

私もExcelでマイクロソフトオフィススペシャリストを取得しましたが、どう業務に活かせばいいのか最初は分かりませんでした。
関数を知っているだけでは、意味がないんですね。
そこで、当コラムでは本当に業務で使えるポイントに絞って目的別にExcelとPowerPointの便利な使い方を紹介していこうと思います。
なぜWordがないのか。
それは、私がExcelとPowerPointだけが得意だからです!

いつどのソフトを使えばいいのか

普段は何気なくExcelで表を作ってみたり、PowerPointでグラフを描写してみたりしていますが、それぞれの強みを整理してみましょう。
まず、大前提としてそれぞれの製品は利用目的が異なります。
・Excel:表計算ソフト
・PowerPoint:プレゼンテーションソフト
・Word:文書作成ソフト

Excelは表計算ソフトですので、単純な表の作成や足し算引き算などの簡単な計算ではなく、「表になっているデータを計算して分析する」という時に本領を発揮します。
PowerPointは、プレゼンテーションに動きを付けたりして、魅力的なプレゼンの手助けをしてくれます。
一つ注意したいのは、プレゼンをする場面です。
スクリーンにPowerPointを映し、聞き手はそのスクリーンを見ながら説明を聞く、という場合と、紙or手元のタブレットなど小さな媒体を見ながら説明を聞く、という場合では、資料の作り方が異なります。
さらに言うと、紙の場合はカラーの時と白黒の時でも作り方が異なります。
これについては、今後のコラムで取り上げ詳しく説明しますが、字の大きさと色使いにポイントがあります。
Wordは文書作成ソフトなので、契約書や規定類なんかでよく利用されます。
たまにWordで一生懸命表を作っている人がいますが、絶対Wordでないと困る場合を除き、Excelで作った方が速いですね。
逆もしかりで、Excelで長~い文書を作ってみたものの、印刷でズレて右端の文字が印字されていない!
なんて悲劇を起こす前にWordに切り替えた方がいいですね。

やりたいこと”に合わせて機能を選ぼう!

目的に合わせて手段を選ぶ、ということは社会人の基本とも言えます。
資料を1つ作るにしても、こんな見せ方をしたいからPowerPointでこの図形を使おうとか、こんな数値を出したいからExcelのこの関数を使おうとか、目的をはっきりさせることでExcelやPowerPointは私たちの強い味方(手段)になってくれます。

次回は「数えたい!」という目的の手段となるExcel関数を紹介しようと思います。

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